![[Universidad de Zaragoza]](../../images/cabecera1.gif){kind=small} |
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GESTIÓN DE LOS ANTICIPOS DE CAJA FIJA Y PAGOS A JUSTIFICAR Art. 59. Anticipo de caja fija Con el procedimiento de gastos descentralizados se pretende facilitar y agilizar la resolución de numerosas necesidades de las Unidades mediante la posibilidad de realizar adquisiciones de manera autónoma y poder proceder al pago de las compras efectuadas al disponer de una cuenta corriente restringida para este fin. Para llevar a cabo este tipo de pagos se establece el sistema de anticipo de caja fija, entendiendo por tal las provisiones de fondos de carácter extrapresupuestario y permanente que se realicen a las Unidades para la atención inmediata y posterior aplicación a presupuesto de los gastos para los conceptos de carácter descentralizado previstos en el presupuesto de cada Unidad. No se podrán realizar, con cargo a anticipo de caja fija, pagos a personal que tenga cualquier vínculo laboral con la Universidad de Zaragoza incluyendo becarios, con excepción de las cantidades a abonar por dietas de manutención y gastos de viaje. Tendrán este carácter las cantidades que se libren de forma excepcional, para atender gastos en que se conozca su cuantía exacta y naturaleza, sin la previa aportación de la documentación justificativa. Dichos anticipos deberán solicitarse por la Unidad y ser autorizados por la Gerencia de la Universidad. En la solicitud deberá constar el importe detallado de cada una de las aplicaciones presupuestarias, así como el importe del IRPF en el caso de que procediese dicho descuento. Su plazo máximo de justificación será de 3 meses. No podrá librarse un nuevo pago a justificar sin haber justificado el anterior. Art. 61. Anticipos y reposición de caja fija La Gerencia determinará la cantidad fija de que disponga cada Unidad para el procedimiento de caja fija, abonándose por transferencia en la cuenta de pagos de la Unidad. Los Decanos, Directores o responsables de Unidades, a medida que las necesidades de tesorería lo aconsejen, solicitarán la reposición de los fondos utilizados al Servicio de Gestión Financiera y Presupuestaria, quién considerará como tal el importe total de gastos presentados en la relación de ADO que se encuentren debidamente justificados. Dicha justificación deberá presentarse como mínimo una vez al mes. El Servicio de Gestión Financiera y Presupuestaria, una vez comprobados y aplicados los gastos, emitirá el documento contable necesario para la reposición de fondos que se ingresará en la cuenta de pagos de la Unidad. La orden de dicho pago implicará la aprobación de la cuenta justificativa. La Unidad de Control Interno podrá revisar, mediante muestreo, los gastos justificados mediante anticipos de caja fija y pagos a justificar, emitiendo el informe correspondiente sobre el resultado de los controles realizados y remitirlo a la Gerencia, a los efectos oportunos. Para una mejor gestión de los fondos asignados presupuestariamente, las Unidades contarán con una cuenta corriente para pagos descentralizados denominada "UNIVERSIDAD DE ZARAGOZA-Unidad X" cuyos titulares serán el Decano, Director o responsable de la Unidad, el Administrador o Jefe de Negociado de la Unidad y el Vicegerente Económico y Financiero. Para su apertura se deberá solicitar autorización a la Vicegerencia Económica y Financiera. Una vez concedida, el Servicio de Gestión Financiera y Presupuestaria cumplimentará el impreso de formalidades para la apertura de la cuenta corriente y la cartulina de firmas autorizadas, recabándose de la unidad fotocopias de los DNI o NIF de las personas autorizadas. El Servicio de Gestión Financiera y Presupuestaria deberá mantener actualizada la relación de cuentas debidamente autorizadas con las firmas de los responsables de las Unidades de Planificación correspondientes. Posteriormente se comunicará a la unidad de planificación el número de la cuenta y la fecha de inicio de disposición de fondos. Las firmas utilizadas para conformar los documentos necesarios en la gestión económica de la Unidad deberán coincidir con éstas. La entidad bancaria enviará el extracto de la cuenta con las operaciones efectuadas a cada Unidad. La frecuencia del envío será la que se solicite a la entidad en el momento de apertura de la cuenta. De forma general será diaria, siempre que haya apuntes, a menos que se solicite otra periodicidad. En los documentos de cargo en cuenta corriente deberán incluirse, cuando así figuren en las órdenes de transferencia emitidas por las Unidades, los números de las facturas que se abonen y no sólo el importe total. En ningún caso se podrán admitir ingresos en estas cuentas exceptuando las asignaciones de la UZ (para los ingresos existe la cuenta restringida de ingresos), ni la domiciliación de pagos. Art. 63. Funciones de los responsables de la cuenta de la Unidad en la gestión de los fondos 1. El Decano, Director o responsable de la Unidad ejercerá la dirección y supervisión de la gestión de fondos descentralizados. Sus funciones serán las siguientes:
2. Las funciones del Administrador o Jefe de Negociado, en cuanto a la gestión de fondos descentralizados serán las siguientes:
Art. 64. Gestión de los fondos 1. Los Decanos, Directores o responsables de las Unidades podrán adquirir bienes y servicios del tipo señalado en los conceptos descentralizados, solicitando las facturas y recibos correspondientes y pagando con cargo a los fondos librados a favor de la Unidad, siempre que exista disponibilidad. 2. Las disposiciones de fondos se efectuarán mediante transferencia bancaria, cheque nominativo o metálico, siendo la transferencia el medio normal de pago, utilizándose los cheques nominativos y las entregas en metálico para pagos específicos. Es preciso comprobar que existen fondos en la cuenta antes de emitir cualquier documento de pago.
3. Tanto los fondos en efectivo como los talonarios de cheques deben estar custodiados en caja fuerte o estar en lugar bajo llave. 4. Los pagos deberán realizarse antes de 30 días contados desde la fecha de recepción de la factura. En el caso de que la fecha de recibo de la factura o la solicitud de pago equivalente se preste a duda, 30 días después de la fecha de recepción de las mercancías o prestación de los servicios y si la fecha de recepción de la factura fuese anterior a la entrega de bienes o prestación de servicios, 30 días después de la entrega de bienes o prestación de servicios. En el mes de diciembre de cada ejercicio la Gerencia comunicará las fechas a partir de las cuales no se podrán emitir cheques ni ordenar transferencias, al objeto de poder conciliar la cuenta bancaria. 5. La Unidad reflejará en el documento contable ADO aquellos pagos en que se haya practicado retención de IRPF siendo el Servicio de Gestión Financiera y Presupuestaria quien se encargue de liquidarlo a Hacienda. Dicha circunstancia deberá observarse al calcular el saldo de la cuenta, ya que habrá que deducir los descuentos de IRPF practicados. 6. En el caso de las adquisiciones para las que se ha instruido un expediente de contratación, el pago se tramitará a través del Servicio de Gestión Financiera y Presupuestaria cargándose directamente en el presupuesto de la Unidad. 1. Los Administradores o Jefes de Negociado deberán presentar para la reposición de los anticipos de caja fija los siguientes documentos:
2. La cuenta justificativa deberá remitirse como mínimo mensualmente, con anterioridad al día 10 de cada mes al Servicio de Gestión Financiera y Presupuestaria, excepto en el mes de diciembre en que se fijará por la Gerencia la fecha de remisión. |
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