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Es extremadamente
importante que cada Sección/Unidad mantenga
su archivo correctamente organizado. |
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Cada
Sección/Unidad tendrá tantos
responsables de su archivo de gestión
como Negociados haya en la misma. |
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Siempre
que sea posible, la documentación
será organizada en expedientes (con
una estructura lógica, coherente y cronológica),
debiendo procurar que su estructura permanezca siempre
intacta y teniendo en cuenta que un archivo nunca
puede organizarse por materias. Se entiende por
expediente administrativo «una serie ordenada
de actuaciones administrativas, correspondientes
a un asunto o negocio». |
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Los criterios
para la formación de un expediente
deben ser: uniformes, constantes y conocidos por
todo el personal de la Sección/Unidad. El
criterio básico de ordenación del
expediente es el cronológico, ya que las
actividades de la Sección/Unidad productora
tienen una secuencia en el tiempo. Así, el
documento que se produjo hace un mes debe ir colocado
físicamente antes que el que se produjo hace
unos días. No obstante, es necesario optar
por otro tipo de ordenaciones como: ordenaciones
alfabéticas, que son aconsejables para expedientes
de tipo personal, numéricas o mixtas. |
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Antes de
iniciar o abrir un expediente concreto es conveniente
asegurarse de que no exista ya como
tal. |
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No
es aconsejable sacar documentos de su expediente
natural. Cuando haya que hacerlo debe quedar
en su lugar un testigo que sirva de señal
de su extracción, en el que se especifique
el motivo, fecha y persona que se responsabiliza
de la misma. Dicho testigo se quitará cuando
aquellos documentos extraídos vuelvan a su
lugar en el expediente. |
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Cada
expediente debe estar contenido en una subcarpeta
(de las habituales de colores o blancas con el escudo
de la Universidad o las ideadas por la Unidad de Racionalización
al respecto) en la cual serán anotados todos
los datos que identifiquen dicho expediente. |
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Debe
evitarse que ciertos documentos, que pertenecen
a un expediente, sean considerados como
correspondencia cuando en realidad forman
parte de él. No
obstante, es erróneo incluir
en un expediente concreto lo que no es más
que documentación de apoyo informativo,
esta documentación puede ser necesaria para
la resolución del expediente pero no forma
parte de él. Textos legales, boletines oficiales,
copias de informes, dossieres informativos no son
producidas por la oficina ni son originales por
lo que deber ser eliminados antes de llegar al Archivo. |
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Cuando
un expediente ya resuelto tenga que servir de modelo
o antecedente para la resolución de otros,
no debe ser usado el original, sino una
copia. Dicha copia figurará entre
la documentación de apoyo informativo, que
será destruida cuando concluya su utilización.
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En cuanto
a la correspondencia propiamente
dicha no conviene organizarla por «entrada»
o «salida», ya que este criterio
rompe la unidad de los escritos. Cada respuesta
debe ir unida al documento que la originó.
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